Su lista de invitados,
sin perder a nadie de vista.
Una familia no equivale a un solo lugar. Organicen primero a quién invitan, cuántos pases tiene y qué ha respondido; después preparen el corte para su banquete.
Una plantilla para empezar hoy.
Descarguen la hoja en formato HTML, ábranla en su navegador e imprímanla. Tiene veinte renglones, uno por familia o grupo, y espacio para el corte final. No pide registro ni carga sus datos a Verbena.
Descargar plantilla imprimibleEs una hoja para completar a mano, no una hoja de cálculo: no guarda cambios ni suma automáticamente. Impriman tantas copias como necesiten. Para trabajar en digital, pueden explorar el panel de muestra.
Qué anotar en cada columna.
- Familia o grupo
- Un nombre que les permita distinguir el pase, por ejemplo «Familia del ejemplo A». Eviten duplicar una persona en dos grupos.
- Pases asignados
- El máximo de lugares ofrecidos a ese grupo. Defínanlo antes de compartir la invitación.
- Personas confirmadas
- Quienes han aceptado asistir. Si aún no responden, dejen un guion; no conviertan un pendiente en una confirmación.
- Estado
- Pendiente, confirmó o no asistirá. La respuesta y el número de personas deben revisarse juntos.
- Último contacto y pendiente
- Anoten la fecha del último seguimiento y la siguiente acción: confirmar un acompañante, corregir un nombre o aclarar los pases.
Un ejemplo: tres invitaciones, ocho pases.
Estos grupos son ficticios. Sirven para distinguir los lugares ofrecidos de las respuestas recibidas.
| Grupo | Pases | Confirmados | Estado |
|---|---|---|---|
| Familia del ejemplo A | 4 | 3 | Confirmó |
| Pareja del ejemplo B | 2 | — | Pendiente |
| Pareja del ejemplo C | 2 | 0 | No asistirá |
El corte tiene 8 pases asignados y 3 personas confirmadas. Hay un grupo con dos pases que todavía no responde. Los lugares libres o pendientes no se reasignan solos: la decisión sigue siendo de ustedes.
Cómo mantener la lista al día.
- Acuerden una lista principal. Si ambos hacen cambios, designen dónde se conserva la versión vigente y quién prepara el corte.
- Revisen antes de enviar. Comprueben nombres, grupos y pases. Cambiar un dato después requiere avisar a la familia afectada.
- Actualicen por respuesta. Registren el número confirmado, no solo un «sí». Aclaren si vienen todas las personas del pase.
- Cierren con fecha y hora. Antes de compartir los datos con el banquete, revisen los pendientes y guarden un corte identificable.
La lista de confirmaciones no sustituye la distribución de mesas. Primero definan quién asistirá; después preparen la asignación que necesite su proveedor.
Del papel al panel.
El panel de invitados de Verbena reúne pases y confirmaciones conectados con la invitación. En la demo pueden probar respuestas y descargar una lista de ejemplo. Todos los paquetes incluyen panel; el envío y seguimiento personal del equipo dependen del servicio contratado.
Si alguien necesita ayuda para responder, contáctenlo personalmente. Una herramienta ordena la información, pero no garantiza que todos contesten.
Guarden la lista en un lugar privado. Compartan con sus proveedores solo los datos necesarios para organizar la recepción.