Invitar a tiempo,
sin correr al final.
La mejor fecha de envío depende de sus invitados y de cuándo deben entregar el número final al banquete. Empiecen por ese compromiso y organicen el calendario hacia atrás.
Primero, el corte de asistentes.
Pregunten a su proveedor en qué fecha necesita el número definitivo, cómo recibe los cambios y qué condiciones aplican después. Con esa información, definan una fecha de confirmación anterior que les deje margen para contactar a los pendientes.
Esta guía es una propuesta de organización del estudio, no una regla de etiqueta ni una condición de sus proveedores. Ajusten los plazos a su contrato, a sus invitados y al tipo de celebración.
Aviso de fecha e invitación no son lo mismo.
- Save the date
- Sirve para que los invitados reserven la fecha y consideren traslados. Úsenlo cuando fecha y destino estén confirmados, aunque aún falten detalles de la celebración.
- Invitación
- Reúne horarios, lugares, vestimenta, pases y la forma de confirmar. Revísenla como la recibirá cada familia antes de compartirla.
- Recordatorio
- Está dirigido a quienes siguen pendientes. Incluye una fecha clara de respuesta y una opción de ayuda personal.
Un calendario de ejemplo.
Imaginen que su banquete pide el corte final dos semanas antes de la boda. Este es un ejemplo para conversar en pareja, no un plazo obligatorio:
- Al confirmar fecha y lugar
Decidan si necesitan un aviso anticipado, especialmente si hay viajes. No publiquen horarios que todavía no estén acordados.
- Ocho semanas antes de la boda
En este ejemplo se envía la invitación ya revisada, con pases definidos y fecha de confirmación visible. Para viajeros, puede ser necesario compartir información mucho antes.
- Cuatro semanas antes
Revisen quién no ha respondido y envíen un recordatorio personal. No vuelvan a pedir confirmación a quien ya la dio.
- Tres semanas antes
Cierren las respuestas en la fecha que comunicaron y resuelvan los casos pendientes. Así, en este ejemplo queda una semana para preparar el corte.
- Dos semanas antes
Entreguen la lista según lo acordado con el banquete. Registren por separado cualquier cambio posterior y confirmen si puede atenderse.
Si su boda es destino.
Además de la fecha, sus invitados pueden necesitar reservar transporte, hotel o días libres. Compartan con anticipación la información ya confirmada: destino, opciones de hospedaje, enlaces oficiales y las actividades a las que están invitados.
Si existe una tarifa de grupo, indiquen su fecha límite y quién gestiona la reserva. No den por hecho que todos llegarán el mismo día ni que todas las actividades incluyen los mismos pases.
La invitación puede reunir los detalles, pero un cambio importante merece también un aviso directo. Actualizar la página no asegura que quienes ya la leyeron vuelvan a abrirla.
Antes del envío: revisión en pareja.
- Fecha, zona horaria si aplica y horarios confirmados.
- Enlaces de ubicación revisados desde el celular.
- Nombres, pases y eventos incluidos para cada familia.
- Vestimenta y cualquier indicación práctica del lugar.
- Fecha límite y forma de confirmar asistencia.
- Un contacto para resolver dudas o ayudar a responder.
- Información de regalos solo si decidieron incluirla.
Prueben una confirmación y revisen dónde queda registrada antes de enviar todos los enlaces.
El calendario también incluye el diseño.
Consideren el tiempo para recopilar fotos, revisar textos y aprobar ajustes. En Verbena, el alcance y la fecha de entrega se acuerdan en la propuesta; no confundan la fecha deseada de envío con la fecha de contratación.
Consulten los paquetes y su alcance, preparen su lista de invitados y adapten nuestros mensajes para pedir confirmación.